Ein E-Mail ist dann erfolgreich, wenn für den Empfänger eine konkrete Bitte erkennbar ist. Nicht als Zustandsbeschreibung “Ich bin durstig” (Kinder), sondern als Ersuchen: “Geben Sie mir bitte Wasser” (Jugendliche, Erwachsene).
Da ist noch etwas Luft nach oben. Was könnte man da tun? Wie soll ich es ihm sagen?
… ich meine, ich brauche auch viel. Der Absender könnte hier ewig auf eine Antwort warten, weil er nur beschrieben hat, wie es ihm geht. Er schreibt nicht, was er von mir will. Das muss ich mir denken. Das kann ich mir aus der Luft greifen. Ich find das unhöflich. Unbeabsichtigt, da bin ich mir sicher. Klar habe ich geantwortet – aber ein nettes Mail, das auch sinnvoll zu einer Bearbeitung auffordert, sieht zum Beispiel so aus:
1) Freundliche Anrede
2) Formulierung des Problems / des Sachverhaltes
3) Formulierung der Bitte / des Ansuchens
4) Freundliche Verabschiedung
Das ist auch bei Hotlines erfolgversprechend, bei denen Bearbeiter/innen oft wechseln.
Als Service (Copy/Paste) ein Template für ein Mail, in dem man ein Dokument übermittelt:
Lieber Herr Bodingbauer,
anbei mein Spezialgebiet über XYZ im Attachment. Bitte geben Sie mir eine Rückmeldung.
Besten Dank und freundliche Grüße,
N. N.
Ich hoffe, es gelingt mir als Lehrer, in meinen Mails freundlich genug zu sein. Und ja, Anrede und Verabschiedung kann man auch weglassen, wenn sich ein chat-artiges Hin-und-her entwickelt.
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